Declaración de importación en Colombia: qué es, cuándo se presenta y qué pasa hasta el levante

Cuando una carga llega a un puerto o aeropuerto colombiano, todavía no está en Colombia para efectos legales. Está bajo control de la aduana, en una bodega, esperando que alguien la declare, pague sus tributos y obtenga el permiso para retirarla. Ese trámite es la declaración de importación, y de que esté bien hecha y a tiempo depende que la mercancía salga en días o se quede parada semanas.

Esta guía explica qué es la declaración de importación, qué pasa desde que la carga llega hasta que se retira, quién la presenta, qué documentos la soportan y qué tipos hay. Si quiere revisarla con alguien antes de que llegue su carga, es parte de nuestra asesoría en comercio exterior.

¿Qué es la declaración de importación ante la DIAN?

La declaración de importación es el documento con el que el importador declara ante la DIAN la mercancía que entra a Colombia: qué es, con qué subpartida arancelaria, de qué origen, por qué valor y qué tributos paga. Se presenta en línea, en los servicios electrónicos de la DIAN, en el formulario oficial de la declaración de importación (tradicionalmente identificado como formulario 500; la versión vigente se confirma en el portal de la DIAN).

Con la declaración aceptada, los tributos pagados y el levante autorizado, la mercancía queda nacionalizada: puede circular y venderse libremente en Colombia.

¿Qué pasa desde que llega la carga hasta el levante de la mercancía?

1. Llegada y aviso. El transportador informa a la DIAN la carga que trae, con su documento de transporte, antes o al momento de la llegada.
2. Almacenamiento. La carga pasa a un depósito habilitado o a la zona primaria, donde espera la declaración. Ese almacenamiento tiene un plazo.
3. Presentación de la declaración. El importador, o su agencia de aduanas, presenta la declaración con sus documentos soporte.
4. Pago de los tributos. Arancel e IVA se pagan en los bancos o canales autorizados.
5. Revisión. El sistema de la DIAN decide si concede el levante de inmediato o si ordena una inspección documental o física.
6. Levante y retiro. Con el levante autorizado, la mercancía se retira del depósito y se lleva a su destino.

Si la mercancía no se declara dentro del plazo de almacenamiento, puede quedar en abandono y perderse. Por eso la documentación conviene tenerla lista antes de que llegue la carga, y no empezar a reunirla cuando ya está en el puerto.

¿Quién presenta la declaración y quién responde?

Quién presenta la declaración depende de si el importador actúa directamente, por medio de una agencia de aduanas o a través de un representante:

Quién presenta	A nombre de quién sale la importación	Quién responde ante la DIAN
El importador, directamente	Del importador	El importador
Una agencia de aduanas, con mandato del importador	Del importador	El importador, y la agencia por lo que declara
Un importador representante, como Excolbi	Del representante	El representante

Si el importador puede declarar directamente o tiene que hacerlo por agencia depende del valor y del tipo de operación, según la norma aduanera. Cuando interviene una agencia, el importador le otorga un mandato aduanero para que actúe en su nombre.

¿Qué documentos soportan la declaración de importación?

• Factura comercial del proveedor, definitiva y con los requisitos mínimos.
• Documento de transporte: guía aérea o conocimiento de embarque.
• Lista de empaque.
• Registros, licencias o vistos buenos, si el producto los exige (INVIMA, ICA, reglamentos técnicos). La lista completa, por etapa, en requisitos para importar a Colombia.
• Prueba de origen, si se pide un arancel preferencial.
• Mandato, si declara una agencia de aduanas.

La declaración andina del valor

Es un documento que acompaña a la declaración de importación cuando el valor de la operación supera el monto que fija la norma. En ella el importador detalla cómo se determinó el valor en aduana: el precio pagado, los costos de transporte y seguro, las comisiones, los descuentos y la relación con el vendedor. Su objetivo es que la aduana pueda verificar que el valor declarado es el real.

¿Qué tipos de declaración de importación existen?

• Inicial. La que se presenta normalmente, con la carga ya en Colombia y en el depósito. Es la que usan la mayoría de las importaciones.
• Anticipada. Se presenta antes de que la mercancía llegue, con los datos del documento de transporte. En algunos casos es obligatoria; en otros es una opción para ganar tiempo, porque permite tener el levante casi a la llegada.
• De corrección. Corrige errores de una declaración ya presentada, en los casos y plazos que permite la norma. Puede implicar pagar una diferencia de tributos o una sanción, según el error.
• De legalización. Regulariza mercancía que llegó sin declarar, con diferencias frente a lo declarado o en otras situaciones que prevé la norma. Normalmente implica un pago adicional, por eso conviene evitarla.

La diferencia práctica entre la inicial y la anticipada es de tiempo: con la anticipada, la carga puede salir del puerto casi al llegar; con la inicial, espera en el depósito hasta que se presenta la declaración y se paga.

La cartilla de la DIAN sobre la declaración de importación detalla cada caso y cómo se diligencia.

Tributos y pago

En la declaración se liquidan el arancel, según la subpartida y el origen, y el IVA, sobre el valor en aduana más el arancel. Algunos productos pagan además otros impuestos. Cómo se calculan, con calculadora, en aranceles en Colombia.

El pago al proveedor en el exterior tiene su propio trámite en el mercado cambiario, que se cruza con la declaración de importación: lo explicamos en declaración de cambio.

Nacionalizar sin empresa en Colombia

La declaración de importación exige un importador domiciliado en Colombia. Para una empresa extranjera, eso significa constituir una sociedad aquí o encontrar quien importe por ella.

Con Excolbi, la mercancía entra a nuestro nombre: clasificamos, reunimos la documentación, presentamos la declaración, pagamos los tributos dentro de la operación y respondemos ante la DIAN. Usted recibe la mercancía ya nacionalizada, sin sociedad, sin RUT y sin equipo local. Así funciona la importación y nacionalización.

Antes de que llegue la carga

Si tiene una carga en camino, o va a comprar, cuéntenos qué es y de dónde viene. Le decimos qué documentos necesita, qué tributos pagará y qué hacer para que la carga no se quede parada en el puerto. La asesoría no tiene costo.

Fuentes

• DIAN (dian.gov.co): formulario y cartilla de la declaración de importación.
• Decreto 1165 de 2019 y sus modificaciones, régimen de aduanas de Colombia: importación, almacenamiento, levante, abandono y tipos de declaración.
• Comunidad Andina: normas de valoración aduanera y declaración andina del valor.