Requisitos para importar a Colombia: lista paso a paso para empresas y personas naturales

Importar a Colombia no es difícil, pero tiene un orden, y casi todos los problemas vienen de saltárselo: comprar antes de saber si el producto necesita registro, embarcar antes de tener la subpartida clara o dejar que la carga llegue al puerto sin la documentación lista. Esta es la lista de requisitos para importar a Colombia en el orden en que conviene resolverlos, para empresas y para personas naturales.

Si es una empresa extranjera y no tiene sociedad en Colombia, hay una vía más corta: que la mercancía entre a nombre de un importador local. Así funciona la importación y nacionalización con Excolbi.

Los requisitos para importar a Colombia, de un vistazo

Etapa	Requisito	Dónde se tramita	Cuándo aplica
Antes de comprar	RUT con la responsabilidad de usuario aduanero	DIAN	Siempre, si importa a su nombre
Antes de comprar	Subpartida arancelaria de la mercancía	Consulta del arancel de la DIAN	Siempre
Antes de embarcar	Registro o licencia de importación	Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE)	Si el producto está sujeto a requisitos especiales
Antes de embarcar	Vistos buenos o permisos (INVIMA, ICA y otros)	VUCE y la entidad de cada producto	Según el producto
Con la carga en camino	Factura comercial, documento de transporte, lista de empaque	Proveedor y transportista	Siempre
Con la carga en camino	Prueba de origen	Proveedor	Si quiere arancel preferencial
A la llegada	Declaración de importación y pago de tributos	DIAN	Siempre
A la llegada	Levante y retiro	DIAN y terminal	Siempre

1. RUT como importador

Para importar a su nombre necesita estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) de la DIAN con la responsabilidad que lo habilita como usuario aduanero importador. Aplica igual a empresas y a personas naturales.

Si es persona natural, los requisitos para importar en Colombia son los mismos que para una empresa: RUT actualizado, documentos y tributos. La diferencia está en el volumen y en si va a vender lo que importa, porque eso tiene efectos tributarios propios.

Para presentar la declaración de importación en línea, además del RUT, se necesita un instrumento de firma electrónica ante la DIAN.

2. Clasificar la mercancía

Cada producto tiene una subpartida arancelaria de diez dígitos, y de ella depende todo lo demás: el arancel, el IVA, si necesita registro o licencia y qué vistos buenos exige. Por eso es el primer requisito práctico, antes incluso de negociar con el proveedor. Cómo encontrarla, en partida arancelaria.

3. Registro de importación en la VUCE y vistos buenos

Algunas mercancías necesitan autorización previa para entrar a Colombia. Se tramita en la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) y ante la entidad que regula cada producto:

• Alimentos, bebidas, cosméticos, medicamentos y dispositivos médicos: INVIMA, con registro sanitario o notificación.
• Productos agropecuarios, plantas, semillas, animales y sus derivados: ICA, con requisitos fitosanitarios o zoosanitarios.
• Productos sujetos a reglamentos técnicos (por ejemplo, algunos electrodomésticos, juguetes, llantas o textiles): certificado de conformidad según el reglamento que aplique.
• Mercancías controladas o restringidas: licencia previa y permisos de la autoridad correspondiente.

El registro sanitario del producto lo tramita el titular y lleva su tiempo. Si su producto lo necesita, ese es el requisito que más puede retrasar la primera importación. Mejor saberlo antes de pagarle al proveedor.

Dos ejemplos para ver la diferencia:

• Una crema facial es un cosmético: necesita notificación sanitaria ante el INVIMA antes de poder venderse en Colombia, y su etiquetado tiene reglas propias.
• Semillas para siembra son un producto agrícola: el ICA fija requisitos fitosanitarios que se revisan antes del embarque y a la llegada.

Una misma empresa puede importar las dos cosas, pero cada una sigue un camino distinto. Por eso el requisito se decide producto por producto, a partir de su subpartida.

4. Documentos para importar a Colombia

Con la carga en camino, reúna:

• Factura comercial definitiva del proveedor, con descripción precisa, cantidades, valor, moneda e Incoterm. Qué debe llevar, en factura comercial: los requisitos son los mismos para importar.
• Documento de transporte: guía aérea o conocimiento de embarque.
• Lista de empaque, con bultos, pesos y medidas.
• Prueba de origen, si el producto viene de un país con acuerdo comercial y quiere el arancel preferencial.
• Declaración andina del valor, cuando el valor de la operación lo exige.
• Registros, licencias y vistos buenos de la etapa anterior.

5. Declaración, tributos y levante

El último requisito es declarar la mercancía, pagar los tributos y obtener el levante. Con la mercancía en Colombia, se presenta la declaración de importación ante la DIAN, directamente o por medio de una agencia de aduanas según el valor y el tipo de operación. En ella se liquidan los tributos:

• Arancel, según la subpartida y el origen, sobre el valor en aduana.
• IVA, sobre el valor en aduana más el arancel.
• Otros impuestos, en algunos productos.

Pagados los tributos, la DIAN autoriza el levante, o antes ordena una inspección documental o física. Con el levante, la mercancía se puede retirar del puerto o aeropuerto.

¿Cómo importa a Colombia una empresa extranjera sin estructura en el país?

La importación exige un importador domiciliado en Colombia. Para una empresa de fuera que quiere vender, abastecer a un distribuidor o dotar un proyecto, eso significa constituir una sociedad colombiana, con su RUT, su contabilidad y sus declaraciones anuales, aunque solo vaya a importar unas cuantas veces.

La alternativa es que el importador sea Excolbi:

• La mercancía entra a nombre de Excolbi, que ya tiene la figura y los registros.
• Excolbi clasifica, reúne la documentación, liquida los tributos y responde ante la DIAN.
• Usted aporta la factura del proveedor y la ficha técnica del producto, y recibe la mercancía ya nacionalizada, sin constituir sociedad, sin RUT y sin equipo local.

El análisis previo de la mercancía —subpartida, permisos y costo real de la entrada— es parte de la asesoría y no se cobra.

Qué traer a Colombia

Los requisitos cambian mucho según el producto: no es lo mismo importar repuestos que cosméticos. Si todavía está decidiendo qué importar, vea qué productos importar a Colombia.

Antes de comprar

Cuéntenos qué quiere importar, desde qué país y para qué. Le decimos qué requisitos aplican a su producto y cuánto le costaría la entrada, antes de que le pague al proveedor. La asesoría no tiene costo.

Fuentes

• DIAN (dian.gov.co): Registro Único Tributario, consulta del arancel y declaración de importación.
• Ventanilla Única de Comercio Exterior (vuce.gov.co) y Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: registros y licencias de importación.
• INVIMA e ICA: requisitos sanitarios, fitosanitarios y zoosanitarios de importación.
• Decreto 1165 de 2019 y sus modificaciones, régimen de aduanas de Colombia.