Declaración de cambio por importación: qué es, cuándo se presenta y qué pasa si no se hace bien

Cuando una empresa colombiana le paga a un proveedor en el exterior, hay dos trámites que corren en paralelo y que tienen que coincidir. Uno es aduanero: la declaración de importación ante la DIAN, que dice qué mercancía entró y cuánto vale. El otro es cambiario: la declaración de cambio, que dice cuántas divisas salieron para pagarla. Si los dos no cuadran, el problema aparece meses después, en una revisión.

Esta guía explica qué es la declaración de cambio, cómo funciona el pago de una importación paso a paso, a través de quién se hace y qué pasa si hay errores. Si es una empresa extranjera y prefiere que la importación, con su lado cambiario, la haga otro, así funciona la importación y nacionalización con Excolbi.

¿Qué es la declaración de cambio?

La declaración de cambio es la información que entrega quien compra o vende divisas por una operación que la ley obliga a pasar por el mercado cambiario colombiano: el pago de importaciones y el ingreso de exportaciones de bienes, entre otras. Se entrega a través de un banco (intermediario del mercado cambiario) o de una cuenta de compensación, en el momento de la operación.

Las reglas las fija el Banco de la República. El control de las operaciones de comercio de bienes lo ejerce la DIAN, que puede cruzar los pagos declarados con las importaciones y exportaciones.

¿Qué operaciones deben canalizarse? La canalización de divisas

Canalizar significa hacer pasar el pago por el mercado cambiario regulado, dejando la información de la operación. Entre las que deben canalizarse están:

• El pago de importaciones de bienes.
• El ingreso de las divisas de exportaciones de bienes.
• Otras operaciones que fija la norma, como ciertas inversiones y endeudamiento externo.

Pagar una importación fuera de ese canal —en efectivo, por una cuenta personal en el exterior o por una plataforma no autorizada— es una de las fuentes más comunes de sanciones cambiarias.

¿Cómo se paga una importación, paso a paso?

1. El proveedor emite la factura con el valor de la mercancía y la moneda.
2. El importador compra las divisas al banco o usa las que tiene en su cuenta de compensación.
3. Entrega la información de la declaración de cambio al banco, o la registra si opera por cuenta de compensación: quién paga, a quién, por qué concepto y por cuánto.
4. El banco gira las divisas al proveedor en el exterior.
5. La DIAN puede cruzar la información cambiaria con la declaración de importación de esa mercancía.

El orden puede cambiar según se pague por anticipado, al embarque o después de recibir la mercancía, pero la regla es la misma: el pago y la importación tienen que poder relacionarse entre sí.

¿Banco o cuenta de compensación: cuál usar?

	Banco (intermediario del mercado cambiario)	Cuenta de compensación
Qué es	La entidad financiera por la que se compran y giran las divisas	Una cuenta en el exterior registrada ante el Banco de la República
Quién la usa	La mayoría de los importadores	Empresas con operaciones frecuentes en divisas
Cómo se entrega la información	El banco la recoge al hacer la operación	El titular la reporta según las reglas de la cuenta
Obligaciones adicionales	Las del banco	Reportes periódicos propios del titular

Para quien importa de vez en cuando, el banco es la vía natural. La cuenta de compensación tiene sentido cuando el volumen de operaciones lo justifica.

Importación y exportación: formularios de declaración de cambio

La declaración de cambio no es una sola: hay una información distinta según el tipo de operación. Las dos que más usa el comercio de bienes son:

	Importación de bienes	Exportación de bienes
Qué se declara	Un pago de divisas al exterior	Un ingreso de divisas del exterior
Quién la presenta	El importador	El exportador
Con qué se cruza	La declaración de importación	La declaración de exportación

Los formularios y la forma de transmitir la información los fija la reglamentación del Banco de la República y se confirman con su banco antes de cada operación.

¿Qué pasa si la declaración de cambio tiene errores?

La norma cambiaria prevé cómo corregir una declaración con errores, pero no todo se puede corregir y un error puede terminar en sanción. Los más comunes:

• Pagar fuera del canal que exige la norma.
• Datos que no cuadran con la importación: valor, moneda, proveedor.
• Numeral cambiario equivocado, es decir, declarar la operación con un concepto que no le corresponde.
• Pagos parciales sin relacionar con la importación correspondiente.

La mejor corrección es la que no hace falta: revise con el banco los datos antes de girar, y conserve la relación entre cada pago y cada declaración de importación.

Si importa a través de un representante

Si la mercancía entra a nombre de un representante en Colombia, es él quien importa y quien canaliza el pago al proveedor, porque las dos declaraciones tienen que estar a nombre de la misma persona. Lo que corresponda a cada parte —quién paga al proveedor y cómo se liquida la operación— se define al estructurarla.

Los otros costos de la importación, empezando por los tributos, están en aranceles en Colombia, y lo que hace la agencia en el trámite aduanero, en qué es una agencia de aduanas.

Antes de pagarle al proveedor

Cuéntenos qué va a importar, de dónde y cómo piensa pagar. Revisamos con usted cómo estructurar el pago para que cuadre con la importación. La asesoría no tiene costo.

Fuentes

• Banco de la República (banrep.gov.co): régimen cambiario, canalización de divisas y cuentas de compensación, según la normativa vigente a la fecha de publicación.
• DIAN: control cambiario de las operaciones de comercio de bienes.