Mandato aduanero: qué es, quién lo firma y qué pasa si exporta por una comercializadora

Casi toda persona o empresa que contrata una agencia de aduanas recibe, entre los primeros documentos, un mandato para firmar. Suele llegar como un trámite más, junto con copias de la cámara de comercio y del RUT. Pero no es un papel menor: es el documento que autoriza a otra empresa a hablar por usted ante la DIAN, y conviene saber qué se firma.

Esta guía explica qué es el mandato aduanero, quién lo firma, qué facultades da, en qué se diferencia del endoso y qué responsabilidad conserva usted. Y explica el caso en que no tiene que firmarlo. Si quiere revisar un mandato antes de firmarlo, es parte de nuestra asesoría en comercio exterior.

¿Qué es un mandato aduanero?

El mandato aduanero es el contrato por el cual un importador o un exportador faculta a una agencia de aduanas para que, en su nombre y representación, adelante ante la DIAN los trámites de una operación de comercio exterior y las actividades relacionadas. Está previsto en el régimen de aduanas de Colombia (Decreto 1165 de 2019 y sus modificaciones).

Es un contrato de representación: la agencia actúa por cuenta de su cliente, pero la operación sigue siendo del cliente.

¿Quién lo firma y qué facultades da a la agencia de aduanas?

Lo firma quien importa o exporta —el representante legal, si es una empresa— a favor de la agencia de aduanas que va a actuar. La agencia lo acepta y lo conserva como soporte de lo que hace en nombre del cliente.

Las facultades que suele conceder un mandato:

• Clasificar la mercancía en su subpartida arancelaria.
• Presentar y firmar las declaraciones de importación o de exportación.
• Atender inspecciones y requerimientos de la DIAN.
• Tramitar vistos buenos y otros permisos relacionados con la operación.
• Retirar la mercancía del puerto o aeropuerto, en la importación.
• Pagar tributos por cuenta del cliente, cuando así se pacta.

Lea cuáles incluye el suyo. Un mandato amplio facilita la operación, pero también le da a la agencia más margen para actuar en su nombre.

¿El mandato aduanero es general o para una sola operación?

Los mandatos pueden ser:

• Para una operación concreta, que termina cuando esa operación se cumple.
• Generales, por un periodo definido, para todas las operaciones que haga con esa agencia mientras esté vigente.

Las agencias suelen pedir el general, para no repetir el trámite en cada envío. Antes de firmarlo, conviene revisar cuatro cosas:

1. Qué facultades concede y si alguna le parece excesiva.
2. Cuánto dura y si se renueva solo.
3. Cómo se revoca, si decide cambiar de agencia.
4. Qué obligaciones de información asume usted frente a la agencia.

Ojo con los modelos descargables que circulan en internet: algunos citan normas aduaneras derogadas. Si va a usar un modelo, que sea el de su agencia y que cite la norma vigente.

Mandato y endoso aduanero: no son lo mismo

El mandato aduanero es un contrato de representación; el endoso aduanero es una anotación en el documento de transporte que habilita a la agencia a tramitar esa carga concreta, sin transferir la propiedad.

	Mandato aduanero	Endoso aduanero
Qué es	Un contrato de representación	Una anotación en el documento de transporte
Para qué sirve	Autoriza a la agencia a actuar ante la DIAN en su nombre	Habilita a la agencia para hacer los trámites de esa carga concreta
Alcance	Una operación o varias, según se pacte	La carga amparada por ese documento
¿Transfiere la propiedad?	No	No

En la práctica suelen ir juntos: con el mandato, la agencia puede representarlo; con el endoso del documento de transporte, puede tramitar esa carga específica.

¿Qué responsabilidad conserva usted?

Firmar un mandato no le traslada toda la responsabilidad a la agencia. Usted sigue respondiendo por:

• La veracidad de la información que le entrega a la agencia: descripción de la mercancía, valores, facturas.
• Los tributos que correspondan a la operación.
• Las sanciones que se deriven de información falsa o incompleta que usted aportó.

La agencia, por su parte, responde por lo que declara con base en esa información. Por eso las agencias revisan a sus clientes antes de aceptar el mandato, y por eso vincularse con una lleva su tiempo. Si importa, verá cómo se usa el mandato en la declaración de importación.

¿Tengo que firmar un mandato si exporto por una comercializadora?

En principio, no con la agencia de aduanas. Si exporta a través de una comercializadora internacional, la exportación sale a nombre de la comercializadora: es ella la que se vincula con la agencia, la que firma el mandato y la que responde ante la DIAN por la parte legal, cambiaria y aduanera. Usted aporta la mercancía y el comprador y recibe una factura oficial; qué documentos firma con la comercializadora se lo confirmamos según cómo se estructure su operación.

Es la forma de exportar desde Colombia sin agencia de aduanas propia, que en Excolbi llamamos puente aduanero. La condición es que el pago del comprador llegue del exterior. Cómo funciona la figura, en qué es una comercializadora internacional, y qué hace la agencia en qué es una agencia de aduanas.

¿Le pidieron firmar uno?

Envíenos el mandato antes de firmarlo y le explicamos qué facultades concede y qué responsabilidad conserva usted. La revisión no tiene costo.

Fuentes

• Decreto 1165 de 2019 y sus modificaciones, régimen de aduanas de Colombia: mandato aduanero, endoso y responsabilidad de las agencias de aduanas.
• DIAN (dian.gov.co): agencias de aduanas y declarantes.