Cómo hacer envíos internacionales si vende por Instagram o Facebook

Vender al exterior por Instagram o Facebook ya no es raro. Muchas tiendas colombianas de ropa, fajas, calzado y accesorios tienen clientes en Miami, Texas, Nueva York o Puerto Rico que las encontraron por redes y compran cada mes. Lo que falla casi nunca es la venta: es el envío. Un envío mal cotizado se come el margen, y uno retenido en aduana se come el cliente.

Esta guía es para esa tienda. Explica cómo hacer envíos internacionales desde Colombia sin improvisar: cómo cotizarle el envío al cliente antes de cerrar la venta, qué debe decir la factura, qué cambió para los clientes en Estados Unidos y cómo organizar el despacho cuando salen veinte paquetes en un día. Todo pasa por nuestro servicio de envíos internacionales de paquetes.

¿Cómo cobrar el envío internacional al cliente? Cotice con la caja cerrada

El error más común es cotizar el envío con el peso del producto. El transporte no cobra el producto: cobra el paquete ya embalado, y cobra el mayor entre su peso real y su peso volumétrico, que sale de las medidas de la caja. Una chaqueta de 800 gramos en una caja grande puede cobrarse como si pesara varios kilos.

Para saber cómo cobrar el envío internacional al cliente sin perder margen:

1. Arme un paquete de prueba por cada tamaño que use (pequeño, mediano, grande) con producto real dentro.
2. Péselo y mídalo ya cerrado.
3. Cotice esos tamaños para los destinos a los que más vende.
4. Arme su propia tabla por franjas de peso y destino, y úsela para responder en el chat sin tener que preguntar cada vez.

Revise la tabla cada cierto tiempo: las tarifas de transporte cambian y su tabla tiene que seguirlas.

Una tabla sencilla tiene tres columnas: tamaño del paquete (pequeño, mediano, grande), destino (por ejemplo, Florida, Texas, Nueva York, Puerto Rico) y precio del envío que usted le cobra al cliente. Con ella responde en segundos en el chat, y el cliente no se enfría esperando una cotización.

Decida también cómo presenta el envío: incluido en el precio del producto, cobrado aparte o gratis por encima de cierto monto de compra. Las tres funcionan; lo que no funciona es improvisarlo pedido por pedido.

Cómo hacer envíos internacionales en 5 pasos

1. Pese y mida cada pedido ya embalado.
2. Prepare la factura con la descripción y el valor real de lo que va dentro.
3. Embale para viaje aéreo: caja firme, sin espacios vacíos, cinta en todas las uniones y los datos del destinatario por fuera.
4. Entregue los paquetes en nuestra sede de Medellín o Bogotá, donde se confirma peso y medidas y se genera la guía.
5. Comparta el número de guía con su cliente para que siga el envío.

Con práctica, esto se vuelve una rutina de cada despacho.

Embalaje: lo que evita devoluciones y reclamos

• Caja nueva y firme, no reutilizada. Una caja que ya viajó pierde resistencia.
• Bolsa plástica por dentro para prendas y textiles: protege de la humedad.
• Relleno justo: que el producto no se mueva, sin agrandar la caja.
• Datos por fuera y por dentro: una copia de la dirección dentro de la caja sirve si la etiqueta exterior se daña.
• Nada de etiquetas viejas a la vista: confunden en la clasificación.

La factura para el envío internacional: qué debe decir

La factura comercial es el documento que la aduana mira primero. Una factura vaga o con un valor que no cuadra es la causa más común de retenciones.

Lista de verificación antes de cada envío:

• Descripción concreta. No «ropa»: «3 blusas de algodón para mujer y 1 jean de dril».
• Cantidad y valor por unidad, más el total.
• Valor real. Subdeclarar para que el cliente pague menos en destino es un riesgo para el paquete y para su tienda.
• Datos completos del destinatario: nombre, dirección, teléfono y, si el país lo exige, documento de identidad.
• Sus datos como remitente, con su documento de identidad o el de su empresa.

Si el producto tiene exigencias especiales, como cosmética o alimentos, se lo advertimos antes de despachar.

Un consejo práctico: arme una plantilla de factura con sus productos más vendidos ya descritos (tipo de prenda, material, talla), y en cada pedido solo cambie cantidades, valores y destinatario. Ahorra tiempo y evita las descripciones vagas, que son las que más retenciones producen.

¿Qué cambia si su cliente está en Estados Unidos?

Es el cambio que más ha afectado a las tiendas que venden a la comunidad hispana. Desde el 29 de agosto de 2025 Estados Unidos suspendió la exención para envíos de bajo valor (Orden Ejecutiva 14324 de la Casa Blanca). Antes, un pedido pequeño entraba sin pagar tributos; ahora un envío comercial puede pagar arancel aunque sea de poco valor.

Qué hacer con eso:

• Decida quién paga los tributos en destino antes de vender: usted, dentro del precio, o su cliente, al recibir.
• Dígaselo a su cliente por escrito en la conversación de venta. Un cobro sorpresa en la puerta es un cliente que no vuelve.
• Confirme la regla vigente al cotizar. Ha cambiado varias veces y puede volver a cambiar.

Más detalles del destino en la guía de envíos a Estados Unidos.

Envíos internacionales para tiendas online que despachan todos los días

Muchas de las tiendas con las que trabajamos despachan 15 o 20 paquetes en un día. A ese ritmo, lo que importa es que el proceso sea previsible:

• Un punto fijo de entrega. Recibimos en Medellín y en Bogotá; cada paquete se pesa y se mide al llegar. Si está en Bogotá, vea envíos internacionales desde Bogotá.
• La misma documentación en cada despacho: su plantilla de factura y los datos del destinatario completos.
• Seguimiento por guía de cada paquete, que usted comparte con cada cliente.
• Un solo contacto que conoce su tienda y sus destinos.

Lucía Rodríguez, de Vistecolombia, lo resume así después de más de ocho años enviando con nosotros: «ha sido un aliado estratégico en el tema de envíos internacionales y asesorías para exportación».

¿Qué productos no puede enviar por courier internacional?

Baterías de litio, líquidos, aerosoles, perfumes, perecederos, medicamentos y material biológico tienen reglas propias, y algunos destinos añaden las suyas. Explosivos, inflamables y armas están prohibidos. La lista completa está en qué es un courier. Antes de embalar, pregunte.

Cuando el pedido crece

Si una tienda o un distribuidor le hace un pedido grande y un solo envío pasa de 100 kilos, el courier deja de ser la vía más económica. Para ese caso existe la carga aérea desde 100 kilos, que cobra por carga y no por paquete y sale por cerca de la mitad de lo que costaría como courier exprés.

Escríbanos por WhatsApp con el tamaño de sus paquetes y los destinos a los que vende, y armamos juntos su tabla de envíos.

Fuentes

• Casa Blanca, Orden Ejecutiva 14324: suspensión de la exención de envíos de bajo valor en Estados Unidos, efectiva el 29 de agosto de 2025.
• U.S. Customs and Border Protection (cbp.gov): reglas vigentes para envíos de bajo valor y pago de aranceles en destino.
• IATA, Dangerous Goods Regulations: mercancías restringidas en transporte aéreo.